Отражение операций займа в бухгалтерском учете

Выдаем займы правильно: принципы отражения операций в бухгалтерском учете

Займы неизменно привлекают внимание налоговых инспекторов. В арбитражной практике дела о переквалификации сделок встречаются с пугающей частотой. Основной же причиной претензий становится неверное Отражение операций займа в бухгалтерском учете. Ошибки бухгалтера оборачиваются доначислениями и внушительными штрафами. Избегать неприятностей помогает следование единым принципам. Специалисты, регулярно исследующие правовые позиции федеральных ведомств, сталкиваются с проблемой значительно реже.

Общие требования к оформлению займа

Признание сделки законной напрямую связано с выполнением обязательных правил. Согласно положениям статей 23 и 161 ГК РФ договор должен быть составлен в письменной форме. Нотариального удостоверения или государственной регистрации сделки не требуется. Участники вправе избрать любую форму:

• бумажный носитель;
• цифровой документ.

В любом случае потребуется обеспечить подписание соглашения уполномоченными представителями сторон. Таковыми являются главы компаний, либо должностные лица, предъявившие доверенность.

Устанавливает закон и требования к содержанию. В качестве предмета могут выступать наличные или безналичные деньги, товарно-материальные ценности. Во избежание споров следует оговорить в тексте стоимость займа. Отсутствие условия о процентах не делает соглашение безвозмездным. В этом случае стороны обязаны рассчитывать вознаграждение по ставке рефинансирования. Опираться придется на показатель, действующий на момент возврата.

Важно! Закон не запрещает выдавать беспроцентные займы. Однако условие о бесплатности должно присутствовать в тексте контракта. Исключение составляют лишь сделки, совершаемые в натуральной форме. Они априори признаны безвозмездными.

Обратить внимание необходимо и на описание расчетов. На общих основаниях заемщик обязан перечислять деньги ежемесячно до полного исполнения. Если участники намерены придерживаться иного порядка, нужно составить точную схему. Такой подход исключит вероятность споров с ИФНС.

В соглашении также потребуется отразить:

• даты выдачи займа и его возврата;
• общий срок пользования средствами;
• порядок выполнения сторонами обязательств.

Напомним, что с 2014 года направлять наличную выручку на выдачу займов нельзя. Соответствующие ограничения установлены указаниями ЦБ РФ № 3073-У. Кроме того, предоставление во временное пользование сумм, превышающих 600 000 рублей, предполагает уведомление службы финансового мониторинга. Обязанность возникает при перечислении денег в безналичной форме. Порядок извещения закреплен в информационном письме Банка РФ № 16 от 01.09.09 года.

Первичная документация и проводки

Законность выдачи займов во многом зависит от грамотного отражения операций в учете. Бухгалтер должен зафиксировать каждый этап исполнения договора. Стандартная схема выглядит следующим образом:

1) Выдача денежных средств или ТМЦ

Основанием для составления проводки по дебету счета 58 становится соглашение о займе. Подтверждением фактического получения суммы контрагентом является платежное поручение или кассовый ордер. Если в рамках договора передаются материальные ценности, в качестве первичного документа выступит накладная. Соблюдение же принципа двойной записи осуществляется посредством внесения данных по кредиту счетов 51, 50 или 10, 41.

2) Начисление НДС

Со стоимости неденежных ценностей, предоставленных заемщику в рамках сделки, необходимо рассчитать косвенный налог. Базисом является счет-фактура, а проводки составляют по схеме «дебет 58 — кредит 68».

3) Возврат

Отражение полученных денег возможно при наличии банковской выписки или приходного кассового ордера. Основанием для составления проводок по неденежному займу признана накладная. Записи на бухгалтерских счетах проставляют зеркально первичным.

4) Списание НДС

Начисленный косвенный налог подлежит списанию по факту возврата ценностей. Датой внесения записи является день оформления счета-фактуры. Проводка же составляется по схеме «дебет 19 — кредит 58».

5) Получение векселя

Иногда в счет погашения займа контрагент выдает ценную бумагу. В этом случае перед бухгалтером встает задача грамотного отражения расчетов. Составлять проводку о прекращении обязательства нельзя. Правильным будет сделать две записи на счете 58. По дебету данные вносят в субсчет «Долговые ценные бумаги», а по кредиту — «Предоставленные займы».

В завершение напомним, что при заключении крупных сделок потребуется также письменное одобрение собственников компании. Если разрешение учредителей на выдачу денежных средств не получено, необходимо немедленно уведомить руководителя. Своевременное выявление нарушения позволит избежать длительных судебных тяжб, а, в отдельных случаях, предотвратить возбуждение уголовных дел.